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Unternehmensprofil: Rüdinger Spedition
Geschichte
Die Rüdinger Spedition ist ein traditionsreiches Logistikunternehmen mit einer 96-jährigen Geschichte. Ursprünglich als klassischer Sammelgut-Spediteur gestartet, hat sich das Unternehmen kontinuierlich weiterentwickelt.
Innovation & Wachstum
Ende der 80er / Anfang der 90er Jahre entwickelte Rüdinger eigene Spezialfahrzeuge (für Übermaß und Überhöhe mit festem Planenaufbau). Seit 1989 ist das Unternehmen von 35 auf heute 700 Mitarbeiter gewachsen.
Globalisierung
2013 wurde die "Globalabteilung" gegründet, um den weltweiten Anforderungen der Kunden (Luft- und Seefracht) gerecht zu werden. Mit dem globalen Transport ging der Aufbau von tiefgreifender Zoll-Expertise einher.
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Ausgangslage & Motivation zur Digitalisierung
Treiber der Digitalisierung
Rüdinger versteht sich als Treiber der Digitalisierung und wurde dafür mit einem Digitalisierungspreis ausgezeichnet. Die Gründe für den Einsatz von KI (Digicust) in der Zollabwicklung waren vielfältig.
Vermeidung von Redundanz
Das mehrfache manuelle Abtippen identischer Daten ("Dinge 5-mal in die Hand nehmen") sollte eliminiert werden.
Fokus auf das Kerngeschäft
Durch die Einsparung ungeliebter Tätigkeiten und "Zeitfresser" entsteht Kapazität für das "People Business" (qualitativer Kunden-Support) und die Bearbeitung neuer Aufträge.
Attraktive Arbeitsplätze
Schaffung eines modernen Arbeitsumfelds, in dem Mitarbeiter Spaß an qualifizierten Tätigkeiten haben und nicht als reine Ausfüller von Datensätzen fungieren.
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Der neue Zoll-Prozess und messbare Erfolge
Automatisierungs-Workflow
Kunden nutzen heute ein von Rüdinger bereitgestelltes Web-Portal ("Web-Erfassung"), um Sendungen selbst anzulegen und Zolldokumente hochzuladen. Diese landen in einem definierten Postfach, werden automatisch an Digicust zur Verarbeitung weitergeleitet und die strukturierten Daten fließen direkt in die Zollsoftware (DAKOSY).
Durchlaufzeit
Vom Upload der Dokumente bis zur Prüfung durch einen Mitarbeiter vergehen nur noch ca. 5 Minuten.
Erfolgsquote
Der automatisierte Datentransfer funktioniert im Live-Betrieb bereits zu einem sehr hohen Prozentsatz absolut fehlerfrei.
Entlastung
Mitarbeiter in der Globalabteilung müssen Ausfuhrbegleitdokumente (EAD) nicht mehr manuell erstellen. Ein Mitarbeiter kontrolliert lediglich noch die vorab befüllten Felder.
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Datenverarbeitung und Qualität
Multimediale Datenquellen
Digicust verarbeitet bei Rüdinger verschiedenste Formate, darunter PDFs (Lieferscheine, Packlisten, Rechnungen), E-Mails (z.B. MRN-Nummern vom Seefrachtspediteur) sowie teilweise Excel-Dateien für zusammengefasste Gewichtsmeldungen.
Vertrauen in die KI
Die Dokumentenerkennung (z.B. Lieferschein vs. Packliste) und Datenextraktion funktioniert sehr zuverlässig. Fehler, die die KI heute noch macht, sind laut Frau Kainz vergleichbar mit der Fehlerquote eines neuen Mitarbeiters oder Auszubildenden.
Export vs. Import
Während das Vertrauen im Export bereits sehr hoch ist, wird bei der Importverzollung (Steueranmeldung) noch genauer kontrolliert, da hier die absolute Rechtssicherheit entscheidend ist.
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Herausforderungen & Change Management
Team-Akzeptanz (die ersten drei Jahre)
Die Einführung war kein Selbstläufer. In den ersten drei Jahren gab es schon öfter Unmut im Team. Es brauchte einen langen Atem des Managements, um zu erklären, dass die Maschine wie ein neuer Mitarbeiter erst angelernt werden muss. Heute möchte jedoch niemand mehr auf das Tool verzichten.
Zolltarifierung (Warenklassifizierung)
Automatisierte HS-Code-Vorschläge sind hilfreich, jedoch liegt die Pflicht zur Tarifierung primär beim Produzenten.
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Ausblick und strategischer Wettbewerbsvorteil
Wettbewerbsvorteil heute
Der Einsatz von Digicust bringt Rüdinger einen klaren Wettbewerbsvorteil: Kunden nehmen Rüdinger als innovativen Vorreiter wahr. Zudem ermöglicht die hohe Bearbeitungsgeschwindigkeit die strikte Einhaltung von Gestellungsfristen (oft Abfertigung für den nächsten Tag).
EU-Zolldatenhub
Mit dem Unionszollkodex (UZK) und dem kommenden EU-Zolldatenhub steigt der Druck zur Lieferung granularer Echtzeitdaten massiv. Tools, die Daten perfekt aufbereiten (wie Digicust in Verbindung mit DAKOSY), werden unerlässlich.
Wandel des Berufsbildes ("Der Datenprofi")
Ähnlich wie in der Automobilindustrie - wo der Fließbandarbeiter zum Maschinenüberwacher wurde - wird sich der Zolldeklarant wandeln. Die Fachkraft von morgen ist ein Datenprofi, der überwacht, woher Daten kommen, wie sie weiterfließen und an welcher Stelle rechtliches Fachwissen benötigt wird. Manuelle Dateneingabe ("Copy-Paste") wird vollständig verschwinden.
“Heute wollte keiner mehr darauf verzichten. Wir bekommen die Daten in die Felder, wo wir sie brauchen.”
Martina Kainz
Abteilungsleiterin Zoll, Seefracht & Luftfracht, Rüdinger Spedition
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Das Interview im Detail: Stimmen aus der Praxis
Das folgende Interview wurde zwischen Martina Kainz (Head of Global Department, Rüdinger Spedition) und den Digicust-Vertretern Bernhard Klug und Matthias Pfeiler (Gründer) geführt. Es bietet authentische Einblicke in die operative Umsetzung der KI-Zollautomatisierung.
Frau Kainz, was war für Sie der grundlegende Auslöser, innovativ zu werden und überhaupt Tools wie Digicust in Ihrem Prozess einzusetzen?
Wir sind generell Treiber der Digitalisierung bei Rüdinger. Aber ganz ehrlich: Ich mag es einfach nicht, wenn Dinge fünfmal in die Hand genommen werden müssen, wenn es doch einfacher geht. Niemand hat Spaß daran, fünfmal dieselben Zahlen abzutippen. Ich bin immer auf der Suche nach Wegen, wie wir ungeliebte Tätigkeiten und Zeitfresser reduzieren können.
Einerseits, um unseren Leuten einen schönen Arbeitsplatz zu bieten, an dem sie Spaß haben. Andererseits entsteht eine Win-Win-Situation für das Unternehmen: Wir können diese eingesparte Zeit qualitativ für neue Aufträge nutzen und unseren Kunden besseren Support bieten - dieses People Business funktioniert nur, wenn wir auch die Zeit dafür haben.
Martina Kainz, Rüdinger Spedition
Wie haben Sie Ihre Prozesse daraufhin konkret umgebaut?
Die Kollegen in der Globalabteilung sind stark entlastet worden. Früher haben die Mitarbeiter die Ausfuhrbegleitdokumente komplett selbst gemacht. Das machen wir heute nicht mehr. Wir haben uns breiter aufgestellt und eine Web-Erfassung eingeführt: Unsere Kunden loggen sich ein, erfassen die Sendung und laden ihre Zollunterlagen hoch.
Diese landen in einem Postfach und werden von dort automatisch zu Digicust weitergeleitet. Wir bekommen dann nur noch die Meldung: Es gibt etwas Neues. Ein Mitarbeiter schaut dann nur noch drüber. Wir sparen dadurch intern enorm viel manuellen Weiterleitungsaufwand. Vom Hochladen der Dokumente bis zur Verarbeitung im System dauert es Pi mal Daumen nur noch etwa 5 Minuten.
Martina Kainz, Rüdinger Spedition
Wie sicher fühlen Sie sich mittlerweile mit dem Prozess? Ist das Vertrauen da, dass das System gut funktioniert?
Das Vertrauen ist da. Wir kennen die Felder, in denen wir noch nachschauen müssen. Eine gewisse Fehlerquote habe ich auch mit neuen Mitarbeitern oder Auszubildenden - oder wenn man selbst mal nicht hundertprozentig konzentriert ist. Ich würde sagen: Das, was jetzt noch an KI-Fehlern da ist, ist nicht mehr und nicht weniger als bei einer echten Person, die da sitzt.
Im Export funktioniert das Vertrauen schon sehr gut. Im Import, wo wir eine echte Steueranmeldung abgeben, prüfen wir natürlich noch einen Ticken genauer, da brauchen wir absolute Rechtssicherheit.
Martina Kainz, Rüdinger Spedition
Wie war denn die anfängliche Akzeptanz im Team? Wurde die Veränderung sofort positiv aufgenommen?
(lacht) In den ersten drei Jahren waren wir öfter mal an dem Punkt, wo überhaupt keine Lust mehr da war! Die Mitarbeiter sagten oft: Ich bekomme das viel schneller manuell abgehandelt, anstatt ewig zu suchen, wo denn jetzt die Fehlerquellen der KI liegen. Da brauchte man als Führungskraft einen langen Atem und einen breiten Rücken. Man musste immer wieder zeigen, wo die künftigen Vorteile liegen und dass man eine Maschine eben wie einen neuen Mitarbeiter anlernen muss.
Martina Kainz, Rüdinger Spedition
Und wie sieht es heute aus?
Heute wollte keiner mehr darauf verzichten! Sie merken jetzt: Ach, jetzt weiß ich, welche Felder ich mir ansehen muss. Wir bekommen die Daten in die Felder, wo wir sie brauchen. Auch wenn ab und zu noch Ausreißer dabei sind - die Gemüter waren manchmal auf 180, aber mittlerweile freuen sich wirklich alle, dass sie damit arbeiten dürfen.
Martina Kainz, Rüdinger Spedition
Sie sind schon sehr lange in dieser Branche tätig. Wie sehen Sie die nächsten 10 Jahre in der Zollabwicklung?
Ganz klar: Der Unionszollkodex schreibt vor, dass wir Echtzeitdaten an einen zentralen EU-Zolldatenhub liefern müssen. Das wird eine gewaltige Herausforderung. Wir müssen unsere Daten bis dahin so gut aufbereitet haben, dass sie über diese vielen Schnittstellen reibungslos in dieses neue Monsterinstrument fließen können.
Es wird so sein, dass es bestimmte Positionen in der Logistik schlichtweg nicht mehr geben wird. Vergleichen wir es mal mit der Automobilindustrie: Früher haben die Leute in einer Straße montiert, da standen zehn Leute am Fließband. Irgendwann war nur noch einer da, der überwacht hat, dass die Maschine richtig funktioniert. Genau so sehe ich das in der Logistik auch.
Wir werden mehr zu diesen Datenprofis werden. Wo kommen die Daten her? Wie gehen sie weiter? Und an welcher Stelle brauche ich rechtliches Spezialwissen? Wir werden unsere Fachkräfte immer brauchen - aber wir werden sie künftig sinnvoll da einsetzen, wo echte Expertise gefordert ist, und nicht beim unliebsamen Abtippen.
Martina Kainz, Rüdinger Spedition