Monet yritykset etsivät tulliohjelmistoa, vaikka todellinen ongelma ei ole itse ilmoituksen lähettäminen vaan tietojen laatu ennen ilmoitusprosessin alkua. EU:ssa ja Isossa-Britanniassa ilmoitusjärjestelmät, tulliselvitysalustat ja tullivaatimustenmukaisuuden työkalut tarvitsevat rakenteisia, täsmällisiä ja tarkastettavia tietoja. Tässä oppaassa kerrotaan, miten tulliohjelmisto valitaan ja milloin tarvitaan tekoälypohjaista pre-customs-kerrosta tietojen valmistelemiseksi ennen niiden siirtämistä olemassa olevaan ilmoitusjärjestelmään.
Mikä on tulliohjelmisto?
Tulliohjelmisto tarjoaa digitaalista tukea yrityksille, tulliedustajille, huolitsijoille ja ilmoittajille tullitietojen valmistelua, hallintaa, tarkastamista ja lähettämistä varten.
Alustasta riippuen se voi toimia tulli-ilmoitusohjelmistona, tulliselvitysohjelmistona, tulli-ilmoitusten lähetysohjelmistona, tullivaatimustenmukaisuuden ohjelmistona tai laajempana alustana, joka yhdistää useita näistä ominaisuuksista.
Mitä tulliohjelmiston on tuettava EU:n ja Ison-Britannian toiminnoissa
Jos kolmelta tulliedustajalta tai huolitsijalta kysytään parasta tulliohjelmistoa, vastauksia saadaan todennäköisesti kolme. Pelkkä lomakkeiden täyttäminen ei enää riitä. Ohjelmiston on toimittava osana lainsäädännön, tietomallien ja rajajärjestelmien muodostamaa kokonaisuutta.
Jokaisen tulli-ilmoituksen, tariffiluokittelupäätöksen ja tulliselvitysprosessin taustalla on laaja sääntely- ja tekninen ympäristö. Erityisesti EU:ssa ja Isossa-Britanniassa tullivaatimustenmukaisuuden ohjelmistojen, ilmoitusjärjestelmien ja selvitysalustojen on sovittava samanaikaisesti yhteen oikeussääntöjen, tietomallien, digitaalisten ilmoitusjärjestelmien, rajaliikenteen yhteyksien ja tiukkojen auditointivaatimusten kanssa.
EU:n tulliohjelmistoja ja tullivaatimustenmukaisuutta koskevat vaatimukset
EU:ssa oikeudellinen perusta on unionin tullikoodeksi. Tietokerrosta ohjaa EU:n tullitietomalli, joka muuntaa tullilainsäädännön vaatimukset rakenteisiksi tietoelementeiksi, muodoiksi ja koodeiksi. EU:n tullialan Single Window -ympäristö ja EU CSW-CERTEX muodostavat kehyksen tullijärjestelmien ja unionin muiden kuin tullijärjestelmien väliselle tietojenvaihdolle. Näin tietyt todistukset, luvat ja muut sääntelyyn liittyvät muodollisuudet voidaan tarkastaa sähköisesti tulliselvityksen aikana.
Useilla EU-markkinoilla toimivan yrityksen tullivaatimustenmukaisuuden ohjelmiston on siksi tehtävä muutakin kuin tallennettava ilmoituskenttiä. Sen pitäisi auttaa jäsentämään tiedot sovellettavien oikeudellisten, luokittelua koskevien, lupiin liittyvien ja menettelyllisten vaatimusten mukaisesti.
Vuonna 2026 periaatteessa sovitun EU:n tulliuudistuksen mukaan EU Customs Data Hubin odotetaan käynnistyvän verkkokauppatavaroiden osalta vuonna 2028 ja laajenevan muihin tavaravirtoihin vuoteen 2034 mennessä. Se ei vielä ole useimpien yritysten päivittäinen toimintaympäristö, mutta osoittaa kehityksen suunnan: paremmat tullitiedot, vahvempi EU-tason riskianalyysi ja yhtenäisempi kaupankäynnin valvonta.
Päivittäinen tullityö tuo mukanaan lisää monimutkaisuutta. HS-, CN- ja TARIC-koodit vaikuttavat luokitteluun, tulleihin, toimenpiteisiin, rajoituksiin ja kauppapoliittiseen valvontaan. AEO-asema, tulliluvat, vakuudet, erityismenettelyt kuten tullivarastointi ja sisäinen jalostus sekä niihin liittyvät kirjanpito- ja auditointivaatimukset ovat tärkeitä kehittyneissä tullitoiminnoissa. NCTS passituksessa, AES viennissä, ICS2 turvallisuustiedoissa sekä kansalliset tuonti- ja vienti-ilmoitusjärjestelmät muovaavat käytännön tulliprosesseja joka päivä.
Ison-Britannian tulliohjelmistoja ja tullivaatimustenmukaisuutta koskevat vaatimukset
Myöskään Isossa-Britanniassa ei ole yhtä kehystä, joka määrittelisi kaikki vaatimukset.
Britannian tullimenettelyt perustuvat Brexitin jälkeiseen tullilainsäädäntöön, kuten Taxation (Cross-border Trade) Act 2018 -lakiin ja siihen liittyviin tullisäädöksiin. Ilmoitusten ja tietojen rakennetta määrittävät Customs Declaration Service (CDS), UK Trade Tariff sekä ilmoitusten täyttöohjeet tietoelementtien, koodien, ilmoitusluokkien ja täyttösääntöjen kautta. Tehokasta käyttöä varten tulli-ilmoitusohjelmiston tai lähetysohjelmiston on yhdistyttävä suoraan tai välillisesti asianomaisiin HMRC-palveluihin ja integraatiokanaviin. Näin ilmoituksia voidaan lähettää, validointivastauksia vastaanottaa, muutoksia hallita ja ilmoitusten tilaa seurata.
UK Trade Tariff auttaa toimijoita löytämään tavaranimikkeet, tullit ja arvonlisäverotiedot sekä sovellettavat tuonti- ja vientitoimenpiteet. UK Global Tariff määrittää Britannian tuontitullit silloin, kun etuusjärjestelyä tai poikkeusta ei sovelleta. GVMS, Safety and Security Great Britain ja NCTS vaikuttavat lisäksi ilmoitusten, turvatietojen, passitusten ja ajoneuvoliikkeiden koordinointiin. Pohjois-Irlantiin liittyviin tavaraliikkeisiin Windsor Framework tuo oman toiminnallisen kerroksensa.
Britannian tullitoimintojen ohjelmiston voi siksi olla tarpeen yhdistää ilmoitusten valmistelu, lähetysyhteydet, tariffitiedot, tilanhallinta ja tulliselvityksen laajempi koordinointi.
EU:ssa ja Isossa-Britanniassa toimivien yritysten, tulliedustajien ja huolitsijoiden on otettava huomioon useita asioita tulliohjelmistoa valitessaan. "Parasta" ohjelmistoa ei löydetä vain ilmoitusnäkymää tarkastelemalla. Jos alusta ei sovi markkinan oikeudelliseen, tietotekniseen ja yhteysarkkitehtuuriin, se voi lisätä kitkaa toiminnan tukemisen sijaan.
Viranomaisjärjestelmät ja kaupalliset tulliohjelmistot
Viranomaisten tullijärjestelmät ovat tulliviranomaisten tai muiden julkisten tullielinten ylläpitämiä virallisia digitaalisia infrastruktuureja. Niiden kautta lähetetään, vaihdetaan ja käsitellään tulli-ilmoituksia, saapumisen ja poistumisen turvatietoja, passitusilmoituksia ja muita tullimenettelyjä.
Esimerkkejä ovat kansalliset järjestelmät ja ilmoituspalvelut, kuten Saksan ATLAS, Ison-Britannian CDS, Ranskan DELTA I/E, Itävallan e-zoll, Alankomaiden DMS ja Sveitsin Passar. Sveitsin tuontimenettelyjen siirtymäkaudella käytössä on edelleen myös e-dec. Rajat ylittäviä järjestelmiä ovat esimerkiksi passituksen NCTS ja ennakkolastitietojen ICS2.
Kaupalliset tulliohjelmistot ovat puolestaan yksityisen sektorin, tavallisesti B2B-käyttöön tarkoitettuja työkaluja toimijan omalla puolella.
Tulliviranomaisten digitalisoidessa menettelyjään yritykset, tulliedustajat ja huolitsijat tarvitsevat yhä useammin kaupallisia ohjelmistoja, jotka jäsentävät tietoja, vähentävät manuaalista valmistelua, validoivat tiedot ja yhdistyvät asianomaisiin tullijärjestelmiin tai palveluntarjoajiin.
Tulliohjelmistojen tärkeimmät tyypit
Yhden kaikille sopivan ohjelmiston etsimisen sijaan yrityksen on ensin tunnistettava, mitä prosessin osaa sen pitää parantaa. Toisinaan tarve ei ole uudelle ilmoitusohjelmistolle vaan älykkäälle automaatiokerrokselle, joka yhdistää tulliasiakirjojen tekoälypohjaisen käsittelyn ja trade compliance -automaation samaan työnkulkuun.
Tulliohjelmistot tukevat tulliprosessin eri osia. Luokat ovat usein päällekkäisiä, joten ominaisuuksia on verrattava tuotenimikkeiden sijaan.
Tulli-ilmoitusohjelmisto
Sopii parhaiten: Tulliedustajille, huolitsijoille, ilmoittajille ja sisäisille tullitiimeille.
Päätehtävä: Tulli-ilmoitusten valmistelu ja hallinta.
Tulli-ilmoitusohjelmisto auttaa jäsentämään tavaranimikkeet, tullausarvot, menettelykoodit, alkuperän, asiakirjaviitteet ja kuljetustiedot. Se voi validoida pakollisia kenttiä sekä tukea ilmoitusten muutoksia tai mitätöintejä. Osalla alustoista on oma lähetysyhteys, kun taas toiset siirtävät valmistellut tiedot erilliseen lähetyspalveluun.
Tulliselvitysohjelmisto
Sopii parhaiten: Tulliedustajille, huolitsijoille, tuojille, viejille ja logistiikkatiimeille.
Päätehtävä: Laajemman tulliselvitysprosessin koordinointi.
Tulliselvitysohjelmisto auttaa hallitsemaan asiakirjoja, ilmoituksen tilaa, tullin kyselyjä, tarkastuksia ja muita puuttumistilanteita, tulleja ja veroja, asiakasviestintää, poikkeuksia sekä lähetyksen välitavoitteita. Jotkin alustat sisältävät myös ilmoitus- ja lähetysominaisuudet.
Tulli-ilmoitusten lähetysohjelmisto
Sopii parhaiten: Ilmoittajille ja tulliviranomaisille tietoja lähettäville tiimeille.
Päätehtävä: Ilmoitustietojen lähettäminen ja tullin vastausten käsittely.
Lähetysohjelmisto yhdistyy suoraan tai välillisesti viranomaisten tullijärjestelmiin. Se voi lähettää ilmoituksia, vastaanottaa validointiviestejä ja viitenumeroita, seurata käsittelyn tilaa ja tukea muutoksia tai mitätöintejä.
Lähetysominaisuus on usein osa laajempaa ilmoitusalustaa eikä erillinen tuote.
Tullivaatimustenmukaisuuden ohjelmisto
Sopii parhaiten: Tuojille, viejille, tulliedustajille ja trade compliance -tiimeille.
Päätehtävä: Tullivaatimustenmukaisuuden ja kauppaan liittyvien sääntelyriskien hallinta.
Ohjelmisto voi tukea tariffiluokittelua, alkuperää, tullausarvoa, lupia, erityismenettelyjä, auditointitietoja ja compliance-raportointia. Laajemmat alustat voivat sisältää myös vientivalvonnan, pakoteseulonnan ja lisenssien hallinnan.
Paras ratkaisu ei aina ole eniten ominaisuuksia sisältävä alusta. Tulliedustaja tai huolitsija voi tarvita ilmoitus-, lähetys- tai selvitysohjelmiston. Tuoja voi tarvita ERP- ja tuotetietoihin yhdistetyn compliance-ratkaisun. Logistiikkayritys voi tarvita ohjelmiston, joka koordinoi ilmoitukset, asiakkaan asiakirjat, kuljetustiedot ja lähetyksen välitavoitteet samassa työnkulussa.
Missä tullitietojen ongelmat syntyvät ennen ilmoitusta
Monet viiveet alkavat ennen kuin tiedot saavuttavat tulli-ilmoitusohjelmiston tai lähetysjärjestelmän. Lähetys- ja tuotetiedot voivat jo olla puutteellisia, ristiriitaisia, päällekkäisiä tai liian epätarkkoja.
Tulliohjelmiston valinta ei siksi koske vain viimeistä lähetysvaihetta. Monille tuojille, tulliedustajille, huolitsijoille ja logistiikkayrityksille suurempi toiminnallinen ongelma on lähetettävien tietojen laatu.
Puutteelliset kauppalaskut
Kauppalaskuja ei aina laadita tullivaatimuksia ajatellen. Tuotekuvaukset voivat olla epämääräisiä, Incoterms- tai alkuperätiedot voivat puuttua ja arvot poiketa ERP- tai ostotiedoista.
Lähetysjärjestelmä voi havaita joitakin puuttuvia kenttiä, mutta tiimin on silti tutkittava ja korjattava lähdetiedot. Pre-customs-tekoäly voi poimia laskutiedot, verrata niitä perustietoihin ja merkitä poikkeamat ennen ilmoituksen valmistelun alkua.
Ristiriitaiset pakkausluettelot ja lähetysasiakirjat
Määrät, painot, kollien lukumäärät ja riviviitteet voivat poiketa pakkausluetteloissa, laskuissa ja kuljetusasiakirjoissa.
Ristiriidat hidastavat selvitystä, koska tiimin on ratkaistava, mikä lähde on oikea. Suurissa volyymeissa tulliselvitysohjelmisto voi seurata syntynyttä poikkeusta, mutta se ei välttämättä poista ongelman aiheuttanutta manuaalista asiakirjavertailua.
Riittämättömät tuotekuvaukset
Tariffiluokittelu edellyttää riittävän yksityiskohtaisia tuotetietoja. Kuvaukset kuten "osat", "tarvikkeet" tai sisäiset tuotenimet eivät välttämättä riitä luotettavaan HS-, CN- tai TARIC-luokitteluun.
Compliance-ohjelmisto ja tekoälyavusteinen luokittelu voivat yhdistää rakenteiset tuotetiedot, aiemmat päätökset, asiakirjanäytön ja tarkastettavan luokitteluperustelun ennen ilmoituksen lähettämistä.
Tietojen syöttäminen useita kertoja
Tullitietoja kopioidaan usein ERP:n, TMS:n, varastojärjestelmien, laskentataulukoiden, edustajien portaalien, sähköpostien ja tulliohjelmistojen välillä. Jokainen siirto lisää puuttuvien tai ristiriitaisten tietojen riskiä.
Edeltävä asiakirjankäsittely- ja tietojenvalmistelukerros voi vähentää päällekkäistä työtä. Se poimii tiedon kerran, validoi sen saatavilla oleviin tietoihin nähden ja tuottaa rakenteiset tiedot yhdistettyihin tulli-, ERP- tai lähetysjärjestelmiin.
Puutteelliset tai vanhentuneet perustiedot
Tulliprosessit tarvitsevat uudelleenkäytettäviä tietoja, kuten tuotenumeroita, tuotekuvauksia, tavaranimikkeitä, alkuperätietoja, toimittajatietoja, lupia ja aiempia luokittelupäätöksiä.
Jos tiedot ovat hajallaan tai vanhentuneita, jokainen lähetys vaatii lisätarkastuksia. Tulliohjelmiston pitäisi siksi tukea perustietojen laatua ja uudelleenkäyttöä eikä vain ilmoitusten lähettämistä.
Compliance-tarkastukset tehdään liian myöhään
Vientivalvonta, pakoteseulonta, lupavaatimukset ja kaksikäyttötuotteet voivat aiheuttaa merkittäviä viiveitä, jos ne havaitaan vasta ilmoituksen valmistelun jälkeen.
Aikaisemmat tarkastukset antavat tulli- ja compliance-tiimeille enemmän aikaa selvittää poikkeukset ennen ilmoituksen tai tulliselvityksen estymistä.
Virheet havaitaan vasta lähetysvaiheessa
Lähetysvaiheen validointi on välttämätöntä, mutta se on myöhäinen tarkastuspiste. Jos virheet havaitaan vasta ilmoituksen valmistuttua, tiimin on korjattava jo tekemäänsä työtä.
Pre-customs-tekoäly siirtää osan validoinnista aikaisemmaksi. Se auttaa löytämään puuttuvat, ristiriitaiset tai heikot tiedot ennen niiden siirtymistä ilmoitusohjelmistoon, lähetysohjelmistoon tai olemassa olevaan tullijärjestelmään.
Tulli-ilmoitusohjelmiston ja pre-customs-tekoälyn vertailu
Vertailu osoittaa, miten ilmoitusohjelmisto ja pre-customs-tekoäly täydentävät toisiaan.
| Ominaisuus | Tulli-ilmoitus- ja lähetysohjelmisto | Digicust pre-customs-tekoäly |
|---|---|---|
| Tulli-ilmoitusten lähettäminen | Kyllä | Yhdistettyjen tulli- tai lähetysjärjestelmien kautta. Digicust valmistelee ja siirtää ilmoitusvalmiit tiedot. |
| Lasku- ja pakkausluettelotietojen poiminta | Vaihtelee toimittajittain | Kyllä, Dexter IDP:n avulla |
| Puuttuvien tai ristiriitaisten tietojen havaitseminen | Keskittyy usein ilmoituksen validointiin | Kyllä, ennen lähetystä |
| Tariffiluokittelun tuki | Vaihtelee toimittajittain | Kyllä |
| Vientivalvontatarkastukset | Joskus | Kyllä |
| Integraatio nykyiseen tulliohjelmistoon | Vaihtelee toimittajittain | Kyllä, mukaan lukien AEB, DAKOSY, DBH, LDV sekä ERP- ja TMS-järjestelmät. |
Näin Digicust valmistelee tullitiedot ennen lähettämistä
Tariffiluokitteluun ja tulliasiakirjojen integraatioon sopivaa ohjelmistoa etsivän yrityksen on arvioitava kahta erillistä ominaisuutta: miten järjestelmä tukee luokittelua ja kuinka tehokkaasti se siirtää asiakirjatiedot osaksi laajempaa tullityönkulkua.
Digicust on suunniteltu tätä edeltävää työtä varten. Se poimii ja jäsentää tullitiedot, tukee tariffiluokittelua, tekee compliance-tarkastuksia ja valmistelee tarkastetut tiedot olemassa oleviin tullijärjestelmiin.
Dexter IDP tukee asiakirjatietojen poimintaa, Taric Classifier luokittelutyönkulkuja, Export Control compliance-tarkastuksia ja No-Code Rule Engine sisäisten liiketoiminta- ja tullisääntöjen soveltamista.
Digicust tukee myös tullin perustietojen uudelleenkäyttöä ja parantamista, mukaan lukien tuoterekisterit, tuotenumerot, kuvaukset, tavaranimikkeet, alkuperätiedot, toimittajat, aiemmat luokittelut, luvat ja BTI-päätökset.
Tavoitteena on vähentää toistuvaa valmistelua, jotta asiantuntijat voivat keskittyä poikkeuksiin, luokittelupäätöksiin, compliance-riskeihin ja lopulliseen hyväksyntään. Asiantuntemusta ei poisteta prosessista.
Organisaatioissa, joissa on jo tulli-ilmoitusohjelmisto, edustajan alusta tai toiminnanohjausjärjestelmä, Digicust toimii ilmoitusta edeltävänä kerroksena. Se parantaa asiakirjoja, tullitietoja ja uudelleenkäytettäviä perustietoja ennen niiden siirtymistä nykyiseen työnkulkuun.
Tekoälypohjaista tulliohjelmistoa tai tariffiluokitteluohjelmistoa verrattaessa keskeinen kysymys on, ehdottaako työkalu vain koodeja vai parantaako se myös luokittelun taustalla olevia tuote- ja asiakirjatietoja.
Kuka tarvitsee tulliohjelmistoa?
Tulliohjelmistoa käyttävät organisaatiot, jotka valmistelevat, tarkastavat, lähettävät tai koordinoivat tullitietoja. Sopiva kokonaisuus riippuu yrityksen roolista. Tulliedustaja voi painottaa ilmoitusmäärää ja poikkeusten käsittelyä, kun taas tuoja voi tarvita ennen lähettämistä parempia tuotetietoja, tariffiluokittelua ja compliance-valvontaa.
Eri toimittajat palvelevat eri käyttäjäryhmiä. Paras valinta riippuu siitä, tarvitaanko lähettämistä, selvityksen koordinointia, compliance-hallintaa vai tietojen valmistelua prosessin alkuvaiheessa.
Tuojat ja viejät
Tuojat ja viejät tarvitsevat usein ohjelmiston, joka yhdistää tullityön ERP-järjestelmiin, tuoterekistereihin, toimittajatietoihin, laskuihin ja kuljetusasiakirjoihin.
Haaste ei ole vain ilmoituksen lähettäminen. Tavaranimikkeiden, alkuperän, tullausarvon, lupien, asiakirjaviitteiden ja compliance-tietojen on oltava oikein ennen lähettämistä.
Jos lähdetiedot ovat puutteellisia tai ristiriitaisia, pre-customs-tekoäly voi poimia, validoida ja rikastaa tiedot ennen niiden lähettämistä edustajalle, ilmoitusalustalle tai lähetysjärjestelmään.
Tulliedustajat ja palveluntarjoajat
Tulliedustajat tarvitsevat ohjelmiston, joka käsittelee suuria ilmoitusmääriä, useita asiakkaita, erilaisia asiakirjamuotoja ja monia tullistatuksia samanaikaisesti. Ohjelmiston tulee tukea laajamittaista ilmoitusvalmistelua, asiakirjanhallintaa, poikkeusten käsittelyä ja tarkastettavia luokittelutyönkulkuja.
Tehokas työkalu vähentää toistuvaa syöttöä ja helpottaa poikkeusten tunnistamista. Pre-customs-tekoäly voi lukea laskuja ja pakkausluetteloita, valmistella tavararivit, merkitä puuttuvat tiedot ja tukea tariffiluokittelua ennen asiantuntijan tarkastusta ja ilmoituksen lähettämistä.
Huolitsijat ja logistiikkayritykset
Huolitsijoiden tulliohjelmiston on usein yhdistettävä tullitoiminnot kuljetuksiin, lähetyksen välitavoitteisiin, asiakasviestintään ja tulliselvityksen koordinointiin.
Logistiikkayritysten ohjelmiston voi vastaavasti olla tarpeen toimia yhdessä kuljetustenhallinnan, varaston, asiakaspalvelun ja lähetysten näkyvyysjärjestelmien kanssa.
Suurin riski on tietojen päällekkäisyys tai ristiriitaisuus asiakkaan asiakirjoissa, ERP- ja TMS-alustoilla, edustajien portaaleissa ja tullijärjestelmissä. Prosessin alkuvaiheen automaatio vähentää toistuvaa syöttöä ja valmistelee paremmat lähetys- ja tuotetiedot nykyiseen tullityönkulkuun.
Sisäiset tulli- ja trade compliance -tiimit
Sisäiset tiimit voivat tarvita tullivaatimustenmukaisuuden ohjelmistoa pelkän lähetysominaisuuden sijaan. Niiden painopisteisiin kuuluvat usein tariffiluokittelu, alkuperä, tullausarvo, vientivalvonta, pakoteseulonta, luvat, auditointitiedot ja perustietojen hallintamalli.
Digicust tukee tätä lähetystä edeltävää työtä asiakirjatietojen poiminnalla, tariffiluokittelun tuella, vientivalvonnalla ja määritettävillä säännöillä, joita sovelletaan ennen tietojen siirtymistä tullijärjestelmään.
Kaikki käyttäjät eivät siis etsi samaa ratkaisua. Osa tarvitsee ilmoitusten lähettämistä, osa tulliselvityksen koordinointia, compliance-hallintaa tai parempia tietoja ennen näiden prosessien alkua.
7 kysymystä ennen tulliohjelmiston valintaa
Ennen alustojen vertailua on tunnistettava ongelma, jota tiimi todella yrittää ratkaista.
1. Missä työ hidastuu tällä hetkellä?
Onko ongelma ilmoituksen lähetys, asiakirjojen valmistelu, tariffiluokittelu, asiakasviestintä, compliance-tarkastukset vai poikkeusten hallinta? Nopeampi lähetysjärjestelmä ei ratkaise pullonkaulaa, joka alkaa puutteellisista tai ristiriitaisista lähdetiedoista.
2. Tukeeko ratkaisu käyttämiänne maita ja menettelyjä?
Tarkista tuki kansallisille tullijärjestelmille, ilmoitustyypeille, passitusmenettelyille, turvallisuusilmoituksille ja paikallisille tietovaatimuksille. Alusta voi toimia hyvin yhdellä markkinalla mutta vaatia merkittäviä muutoksia toisella.
3. Toimiiko se olemassa olevien järjestelmienne kanssa?
Arvioi yhteydet ERP:hen, kuljetusten- ja varastonhallintaan, tulliedustajan alustaan, tuotetietokantaan ja asiakirjalähteisiin. Tavoitteena tulee olla päällekkäisen syötön vähentäminen, ei uuden erillisen järjestelmän luominen.
4. Mitä perustiedoillenne tapahtuu?
Auttaako ohjelmisto käyttämään uudelleen ja parantamaan tuotekuvauksia, tavaranimikkeitä, alkuperätietoja, toimittajarekistereitä, lupia ja aiempia luokittelupäätöksiä?
5. Miten se käsittelee puutteellisia tai ristiriitaisia tietoja?
Lähdeasiakirjat ja tullitiedot voivat olla puutteellisia, ristiriitaisia tai riittämättömän rakenteisia. Tarkista, miten alusta tunnistaa puuttuvat kentät, poikkeavat määrät, heikot kuvaukset, vanhentuneet viitteet ja keskenään ristiriitaiset asiakirjat.
6. Voiko tiimi tarkastaa ja perustella tuloksen?
Järjestelmän pitäisi näyttää, mitä muutettiin, miksi suositus annettiin, kuka sen hyväksyi ja mihin näyttöön päätös perustui. Tämä on erityisen tärkeää luokittelussa, compliance-tarkastuksissa ja auditoinneissa.
7. Mitkä ovat todelliset käyttökustannukset?
Älä tarkastele vain tilausmaksua. Ota huomioon käyttöönotto, integraatio, koulutus, mukautukset, tapahtumamaksut, tuki, ylläpito ja järjestelmän hallintaan tarvittava sisäinen työ.
Yhteenveto
Oikea ratkaisu riippuu todellisen toiminnallisen pullonkaulan sijainnista. Osa tiimeistä tarvitsee parempaa ilmoitusten lähetystä, osa tulliselvityksen koordinointia, compliance-hallintaa, ERP-integraatiota tai useiden maiden valvontaa.
Yhtä kaikille "parasta" alustaa ei ole. Paras ratkaisu vahvistaa kyseisen työnkulun heikointa kohtaa. Monille tuojille, tulliedustajille, huolitsijoille ja logistiikkayrityksille suurin työmäärä syntyy jo ennen ilmoitusnäkymää: puutteellisista laskuista, ristiriitaisista pakkausluetteloista, heikoista tuotekuvauksista, päällekkäisestä syötöstä ja hajanaisista perustiedoista.
Jos käytössä on jo vakiintunut ilmoitus- tai lähetysjärjestelmä, uusi lähetysohjelmisto ei välttämättä ratkaise taustalla olevaa tieto-ongelmaa. Digicustin kaltainen pre-customs-tekoäly voi vahvistaa edeltävää prosessia valmistelemalla puhtaammat, rakenteiset ja tarkastettavat tullitiedot. Asiantuntijat voivat tällöin käyttää enemmän aikaa päätöksiin, jotka edellyttävät ihmisen harkintaa.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on tulliohjelmisto?
Tulliohjelmisto auttaa yrityksiä, tulliedustajia, huolitsijoita ja ilmoittajia valmistelemaan, hallitsemaan, tarkastamaan ja lähettämään tullitietoja. Järjestelmästä riippuen se voi tukea ilmoituksia, selvityksen koordinointia, lähettämistä, compliance-tarkastuksia, tariffiluokittelua, vientivalvontaa, auditointipolkua tai perustietojen hallintaa.
Mitä eroa on tulli-ilmoitusohjelmistolla ja lähetysohjelmistolla?
Tulli-ilmoitusohjelmisto auttaa valmistelemaan ja hallitsemaan ilmoitustietoja. Lähetysohjelmisto keskittyy tietojen välittämiseen tulliviranomaisille sekä vastausten, tilapäivitysten, muutosten ja mitätöintien käsittelyyn. Monet alustat yhdistävät nämä ominaisuudet.
Mitä eroa on tulliohjelmistolla ja tekoälypohjaisella tulliautomaatiolla?
Tulliohjelmisto tukee yleensä ilmoitusten valmistelua, selvityksen koordinointia, lähettämistä tai compliance-hallintaa. Tekoälyautomaatio vähentää manuaalista valmistelua ennen lähetystä poimimalla asiakirjatiedot, tunnistamalla puuttuvat ja ristiriitaiset tiedot, tukemalla luokittelua ja valmistelemalla paremmat tiedot nykyisiin järjestelmiin.
Mikä on tulliselvitysohjelmisto?
Tulliselvitysohjelmisto tukee koko selvitysprosessia eikä vain ilmoitusta. Se voi auttaa hallitsemaan asiakirjoja, ilmoituksen tilaa, tullin kyselyjä, tarkastuksia, tulleja ja veroja, asiakasviestintää, poikkeuksia ja lähetyksen välitavoitteita.
Korvaako Digicust tulli-ilmoitusten lähetysohjelmiston?
Ei. Digicust on suunniteltu pre-customs-tekoäly- ja datanlaatukerrokseksi. Se poimii, validoi, rikastaa ja valmistelee tullitiedot ennen niiden siirtämistä olemassa oleviin tulli-, ERP-, TMS-, edustaja- tai lähetysjärjestelmiin.
Miten tekoäly vähentää päällekkäistä tietojen syöttöä?
Tekoäly voi poimia lähetys- ja tuotetiedot laskuista, pakkausluetteloista ja muista asiakirjoista, verrata niitä perustietoihin, merkitä puuttuvat tai ristiriitaiset tiedot ja valmistella rakenteisen aineiston yhdistettyihin järjestelmiin. Samoja tietoja tarvitsee kopioida harvemmin ERP:n, TMS:n, edustajien alustojen ja tullijärjestelmien välillä.
Miten tekoäly auttaa tariffiluokittelussa?
Tekoäly voi tukea luokittelua analysoimalla tuotekuvauksia, asiakirjatietoja, historiallisia luokitteluja, perustietoja ja näyttöä. Tulliasiantuntijat tarkastavat ja hyväksyvät tuloksen edelleen, mutta tekoäly vähentää manuaalista valmistelua ja tekee työnkulusta yhdenmukaisemman.
Kuka tarvitsee tulliohjelmistoa?
Tulliohjelmisto on hyödyllinen tuojille, viejille, tulliedustajille, huolitsijoille, logistiikkayrityksille ja sisäisille trade compliance -tiimeille. Oikea ratkaisu riippuu siitä, onko pääongelma lähettäminen, selvityksen koordinointi, compliance-hallinta, tariffiluokittelu vai tietojen valmistelu ennen ilmoitusta.
Lähteet
https://taxation-customs.ec.europa.eu/union-customs-code-ucc-introduction_en
Legal Notice
All content and statements in this blog article are provided to the best of our knowledge and belief. They are for general informational purposes only and do not constitute legal, tax or customs advice, a legal recommendation, or binding guidance. For an assessment of your specific circumstances, please consult a qualified legal, tax or customs adviser.
Jaa tämä artikkeli: